Evenement organiseren

Evenement organiseren   

Naar boven

Onze diensten

Wat kan Rotterdam Festivals doen om mij verder te helpen?

Rotterdam Festivals ondersteunt organisatoren en stelt graag haar kennis beschikbaar. Deze hulp bestaat uit het wegwijs maken in Rotterdam, hulp bij praktische zaken als locatiekeuzes en vergunningentrajecten. Ondersteuning van de keuze voor geschikte culturele samenwerkingspartners en verbinding met partijen in de stad, zoals onderwijs en ondernemers.

Ook levert Rotterdam Festivals voor deze evenementen en festivals een inhoudelijke en praktische ondersteuning in de marketing en communicatie, bij het uitvoeren van publieksonderzoek of op het gebied van cultureel ondernemerschap. Door middel van collectieve promotie versterken we de positie van Rotterdam als evenementenstad, vergroten we het publieksbereik van de individuele festivals en verhogen we de festivalbeleving in de stad.

Aanmelden / aanvragen
Rotterdam Festivals stelt de evenementenkalender van Rotterdam samen en biedt financiële ondersteuning aan festivals en evenementen, binnen de kaders van het evenementenbeleid. Om in aanmerking te komen voor een plek op de evenementenkalender en daarmee ook voor een evenementenvergunning is het nodig het evenement aan te melden. Bovendien kun je, op basis van heldere criteria, een aanvraag indienen voor financiële ondersteuning van het evenement.
Naar boven

Financiele ondersteuning

Hoe vraag ik financiële ondersteuning aan?

Rotterdam wil zich ook in de toekomst blijven onderscheiden als festivalstad. De karakteristieken van de stad en haar bewoners zijn daarbij uitgangspunt en inspiratiebron.

Festivalorganisatoren die hieraan een bijdrage kunnen leveren bieden wij naast praktische ook financiële ondersteuning.

Organisatoren die een publieksevenement willen realiseren in Rotterdam en daarmee een bijdrage kunnen leveren aan een interessante en karakteristieke festivalstad kunnen in aanmerking komen voor financiële ondersteuning indien zij voldoen aan de hiervoor gestelde criteria. Voordat je een aanvraag indient vragen we je de aanvraagprocedure en criteria te lezen. Een overzicht van welke gegevens je nodig hebt om het aanvraagformulier financiële ondersteuning in te vullen vind je hier.



Tip: lees voordat je het aanvraagformulier gaat invullen eerst welke gegevens je bij de hand moet hebben.

Speciale financiering voor uitzonderlijke projecten voor 2017 en verder
Rotterdam Festivals zet zich in om Rotterdam te profileren als een stad waar ook bijzondere eenmalige evenementen plaatsvinden. Deze uitzonderlijke evenementen trekken een groot publiek naar de stad, spreken internationaal tot de verbeelding en passen bij de thema’s en de bevolking van de stad. Voor een dergelijk uniek evenement heeft Rotterdam Festivals apart budget beschikbaar. Gezien de vaak lange voorbereidingstijd voor deze projecten, kunnen ook plannen voor de komende jaren bij ons worden ingediend, zodat samen met andere partners gewerkt kan worden aan een maximaal resultaat voor de stad. Voorbeelden van dergelijke projecten zijn het World Food Festival, Rotterdam viert de stad!, MTV/EMA en het aanlichten van de Brandgrens.
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met petra@rotterdamfestivals.nl

Let op! Wil je geen financiële ondersteuning aanvragen of voldoet je evenement niet aan de criteria? Vergeet dan niet om je festival of evenement aan te melden voor de evenementenkalender.

Andere fondsen en subsidiënten
Naast Rotterdam Festivals zijn er verschillende regionale en nationale fondsen waar je een aanvraag kunt doen voor subsidie voor een evenement. Hier vind je (een selectie van) deze fondsen.
Naar boven

Evenementenlocaties

Vind de juiste evenementenlocatie in Rotterdam aan de hand van onze plattegrond en locatieprofielen.

Rotterdam beschikt over een zeer gevarieerd aanbod van evenementenlocaties. Deze locaties hebben allen hun eigen profiel en karakter. Om organisatoren een handvat te geven, hebben de gemeente Rotterdam en Rotterdam Festivals een plattegrond en locatieprofielen opgesteld.

Locatie als toetsingscriteria
Evenementen en festivals dienen met hun programmering aan te sluiten bij het profiel en karakter van de locatie. Aanmeldingen voor de evenementenkalender en aanvragen voor financiële ondersteuning worden eveneens getoetst op de locatieprofielen.

Evenementenlocaties in Rotterdam
Hieronder vind je een plattegrond met de beschikbare binnen- en buitenlocaties van Rotterdam. Met de filters kun je onder andere aangeven welk type locatie je precies zoekt en in welke deelgemeente deze zich dient te bevinden.
Maximum capaciteit Binnen of buiten Type locatie Deelgemeente
Naar boven

Evenementenkalender

Alle plannen waar een vergunning voor vereist is, moeten worden aangemeld voor de evenementenkalender.

Rotterdam Festivals stelt een stedelijke evenementenkalender samen die evenwichtig is in tijd en ruimte. Wij beoordelen initiatieven op hun waarde voor het evenementenbeleid. In samenspraak met de organisatoren en de Directie Veiligheid zoeken wij vervolgens de beste locatie en datum voor een evenement.

Naast de inhoudelijke beoordeling worden plannen getoetst aan de criteria die gelden voor de openbare orde en veiligheid. De burgemeester is hiervoor verantwoordelijk en bepaalt onder welke voorwaarden een evenement georganiseerd kan worden. Meer informatie hierover kun je vinden op de website van Directie Veiligheid van de gemeente Rotterdam.

De volledige tekst van de evenementenkalender 2016 kun je hier lezen. De meest actuele versie van de evenementenkalender vind je bovendien het gehele jaar door op onze website.

A -evenementen kunnen zich gedurende het jaar nog bij ons aanmelden voor een plek op de evenementenkalender. B- en C-evenementen kunnen zich voor 1 september 2016 aanmelden voor de evenementenkalender 2017.



Een overzicht van welke gegevens je nodig hebt om het aanmeldformulier evenementenkalender in te vullen vind je hier. Lees ook alle informatie over de procedure.

Let op! Aanmelden voor de evenementenkalender is geen aanvraag voor financiële ondersteuning. Wil je ook financiële ondersteuning aanvragen? Vul hiervoor dan het aanvraagformulier financiële ondersteuning in. Met het voltooien van de aanvraag voor financiële ondersteuning meld je je automatisch aan voor de evenementenkalender.
Naar boven

Vergunningen

Bekijk hier welke evenementenvergunningen je nodig hebt.

De gemeente Rotterdam onderscheidt 4 categorieën evenementen. Voor de zeer kleinschalige evenementen is geen vergunning nodig. Verder wordt er onderscheid gemaakt in A-, B- en C-evenementen. Dit onderscheid wordt voornamelijk bepaald door de mate van risico’s op het gebied van openbare orde en veiligheid, de impact op de stad en eventuele gevolgen voor het verkeer.

De gemeente Rotterdam deelt evenementen als volgt in:


Waar kan ik een vergunning aanvragen?
Het aanvragen van een vergunning voor een festival of evenement kan alleen bij de gemeente Rotterdam. De organisator is ten alle tijden zelf verantwoordelijk voor het aanvragen van een vergunning. Bij Rotterdam Festivals is het niet mogelijk een vergunning voor uw festival of evenement aan te vragen. Hiervoor kun je terecht bij de Directie Veiligheid van de gemeente Rotterdam. Rotterdam Festivals kan je in dit traject wel adviseren.
Lees op de website van Directie Veiligheid van de gemeente Rotterdam meer over vergunningen voor evenementen:
Vergunning A-evenement
Vergunning B- en/of C-evenement
Naar boven

Bedrijvengids

Vind de juiste diensten en leveranciers voor je evenement in de bedrijvengids.

Bij het organiseren van een evenement in de stad komt veel kijken. Denk aan hekwerk, beveiliging, catering, etc. Rotterdam Festivals biedt als service voor evenementenorganisatoren een overzicht aan van de verschillende bedrijven binnen de sector. Zo helpen wij je de juiste diensten en leveranciers gemakkelijk te vinden.

Bekijk hier de bedrijvengids evenementen, waarin je kunt zoeken op zoekwoord of categorie. Of download de gratis app via Google Play of de App Store (iTunes). Wil je jouw bedrijf aanmelden, dan kun je dat doen via het aanmeldformulier.

Naar boven

Contact

Heb je nog vragen? Neem dan contact met ons op!

Voor vragen over het evenementenbeleid of vragen over financiële ondersteuning kun je contact opnemen met Petra Kalkman, petra@rotterdamfestivals.nl, 010-4332511.

Voor praktische vragen over vergunningen, locatiekeuze of de bedrijvengids of het aanmelden van evenementen voor een plaats op de evenementenkalender kun je contact opnemen met Stephanie de Ruiter, stephanie@rotterdamfestivals.nl, 010-4332511.

Afspraak maken
Denk je met jouw festival of evenement een bijdrage te kunnen leveren aan de Rotterdamse ambities? Meld je plannen dan aan bij Rotterdam Festivals.
Wil je jouw plan graag voorbespreken met één van onze projectleiders? Neem dan contact op met Petra Kalkman voor een afspraak, via 010-4332511 of petra@rotterdamfestivals.nl.
Voor een afspraak met de projectleider coördinatie stedelijke evenementen over beschikbaarheid data en locatie kun je contact opnemen met Stephanie de Ruiter, stephanie@rotterdamfestivals.nl, of bel 010-4332511.?