Verslag deelsessie ‘Veiligheidsplan: een incident op mijn evenement, wat nu..?’

Je hoopt er nooit mee te maken te krijgen, maar een incident op je evenement kan altijd gebeuren. Hoe bereid je je voor? Aan bod komen de voorbereiding, acties en rolverdelingen tijdens een incident. Hulpdiensten, Politie en festivalorganisator Vivre delen hun ervaringen en leerpunten uit een grootschalige calamiteiten oefening op het Culinesse festival vorig jaar.

“Zonder vergunning geen feest.“ Het aanvragen van een evenementenvergunning is niet alleen een administratief proces. Het is de manier om te toetsen op welke manier het evenement veilig wordt georganiseerd en te zorgen dat het ook zo veilig mogelijk wordt uitgevoerd.

Hoe verloopt het proces van de vergunningverlening? Een evenementenvergunning vraag je aan via de gemeente. Deze laat de aanvraag toetsen door de verschillende gemeentelijke- en veiligheidsdiensten. Denk hierbij aan onder meer de Veiligheidsregio (hieronder vallen GHOR en de brandweer), Politie, Milieudienst DCMR, gemeentelijke diensten en externe partijen zoals RET en Havenbedrijf. Zij brengen advies uit aan de vergunningverlener, die vervolgens de vergunning opstelt en ter ondertekening aanbied aan de burgemeester. Zodra de vergunning is ondertekend mag het evenement plaatsvinden.

Waarborgen van veiligheid van een evenement is de verantwoordelijkheid van de organisator. Belangrijk onderdeel hiervan is de voorbereiding op mogelijke incidenten. Scenario-denken is daarbij van belang: wat gebeurt er bij een incident, overlast of een medisch noodgeval op of rond het evenement? Het doel is om voor te bereiden hoe een evenement zo veilig mogelijk kan verlopen en hoe te handelen als er zich toch een incident voordoet. De diensten willen in de vergunningsaanvraag zien dat de organisatie de juiste maatregelen en verantwoordelijkheid neemt en een duidelijk beeld heeft van alle denkbare risico’s en scenario’s. In de aanvraag wordt daarom om verschillende zaken gevraagd, denk aan een draaiboek, plattegrond en een verkeersplan. Een belangrijk onderdeel is het veiligheidsplan, waarin alles rond de veiligheid van het evenement, de bezoekers en de organisatie. hierin onder andere een beveiligingsplan, beschrijven van medische inzet, een organogram van de organisatiestructuur en verantwoordelijkheden en scenario’s voor mogelijke incidenten en noodzakelijke oplossingen. Een voorbeeld hiervan is een ontruimingsscenario. De diensten toetsen deze plannen om te zien of de organisator de juiste verantwoordelijkheden en voorbereidingen treft en of er zaken zijn waar aanvullend rekening mee gehouden dient te worden. Zo wordt er gelet op bijvoorbeeld vluchtroutes, de bereikbaarheid voor hulpdiensten en het gedrag van het publiek. Zij toetsen de plannen aan de BGBOP (Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen) waarbij ook een controle is op bijvoorbeeld ontruimingsberekeningen. Als de diensten onduidelijkheden tegenkomen in de aanvraag nemen ze in de regel tussentijds contact op met de organisator om knelpunten en gewenste oplossingen door te nemen. Deze samenwerking is bedoeld om het plan zo optimaal mogelijk te maken, zodat alle partijen goed voorbereid zijn in geval dat er zich een incident voordoet. Deze check is bedoeld om organisatoren te ondersteunen bij het perfect maken van de plannen en borgen van de veiligheid, zekerniet om hierin overbodig kritisch te zijn op aangeleverde plannen. 

Recent vond tijdens het evenement Culinesse een grootschalige calamiteiten oefening plaats. De organisator en hulpdiensten werkten hierbij nauw samen. Deze ervaring met gesimuleerde incidenten liet duidelijk zien hoe belangrijk het is dat plannen niet alleen op papier bestaan. Deze oefening bood de gelegenheid meerdere onderdelen te toetsten. Het was een goede check voor zowel de organisatie als de betrokken diensten. Zijn de plannen op orde, is iedereen juist geïnformeerd, verloopt alles zoals bedacht en hoe staat het met de samenwerking tijdens een incident. De sleutelfactoren die genoemd werden naar aanleiding van de oefening: het belang van (fysiek) overleg ter plaatse, duidelijke aanspreekpunten en herkenbaarheid van organisatoren.

Communicatie tijdens incidenten is essentieel. Via portofoons tot groeps-apps en een ‘motorkap’ overleg (waarbij hulpdiensten en de organisatie elkaar treffen op de locatie): het doel is om snel en duidelijk informatie uit te wisselen. Niet alleen bij aankomst op de locatie, ook tussentijds. Ook met hulpdiensten ter plaatse op een evenement blijft de organisator verantwoordelijk. De organisatie weet het meest over de plek, het programma, het publiek, de aanwezige infrastructuur en materialen. Bij escalatie zoeken de hulpdiensten dus altijd de samenwerking op. Hierbij ondersteunen ze de organisatie bij incidenten die buiten de reikwijdte van de organisatie zelf liggen. Belangrijk voor de hupdiensten is daarom om zo snel mogelijk met de juiste contactpersoon van de organisatie in contact te komen en samen de situatie in kaart te brengen en de benodigde acties op de juiste manier in aanvulling op elkaar uit te voeren.

Conclusie, een goed opgesteld veiligheidsplan is essentieel. Het is de leidraad voor
alle betrokkenen, van productie tot hulpverlening in geval van een incident. Het is dus
niet zomaar een verplicht document voor de gemeente. Veiligheidsplannen zijn ook
voor organisatoren van evenementen zelf van grote waarde, als richtlijn en houvast bij
onverwachte situaties. Centraal voor het plan zijn samenwerking en dialoog, niet
alleen tussen hulpdiensten en organisatoren maar ook binnen de organisatie zelf.
Door heldere afspraken, goede voorbereiding en gedeelde kennis komen de
samenwerking en incidentbestrijding ten goede. Het is daarbij zaak dat iedereen in het
team de inhoud kent en begrijpt. Kortom, het woord “samen” staat centraal: samen
voorbereiden, samen oefenen, samen incidenten beheersen. Alleen op die manier
kan de veiligheid van bezoekers optimaal worden gewaarborgd. 

28 mei nieuwe oefening – meld je aan!

Zelf ervaren hoe een incident op een evenement kan verlopen? Op 28 mei vindt er wederom een integrale oefening plaats waarbij opnieuw in de praktijk wordt geoefend met incidentbestrijding in een realistische festivalsituatie. Deze oefening biedt niet alleen waardevolle leerervaringen voor hulpdiensten, maar ook voor organisatoren. Om zo realistisch mogelijk te kunnen oefenen, zijn ook figuranten nodig als publiek. Meld je hiervoor dus aan, om van dichtbij te kunnen zien hoe deze situatie verloopt en welke leringen je hier zelf van kunnen trekken.

Deze sessie heeft een aantal goede ervaringen en tips opgeleverd

• Denk een keer hardop na met je team over mogelijke scenario’s die realistisch zijn om voort te komen, zodat je hier gezamenlijk een reactie op kan voorbereiden.
• Schrijf vooraf verschillende communicatieteksten uit, zodat deze stand-by staan in je draaiboek in geval dat een omroep bericht nodig is. Zo voorkom je dat verkeerde dingen worden gezegd of er onder druk moet worden nagedacht over de juiste manier om een publiek toe te spreken.
• Maak plannen eenvoudig toegankelijk en visueel. Bijvoorbeeld door eenvoudig digitaal bereikbaar en doorzoekbaar te maken. Of door krachtige samenvattingen en afbeeldingen van veel voorkomende uitvoeringsstructuren.
• Neem ook interne scenario’s en besluiten op in het plan. Bijvoorbeeld in het geval dat er een ernstig incident is binnen het team en iemand uitvalt. Welke besluiten neem je over de voortgang van het evenement en hoe ga je om met de ondersteuning van de rest van de crew.
• Zorg dat iedereen in de organisatie het plan kent. Neem ook de tijd dit vooraf aan het evenement een keer plenair met het hele team te bespreken en toe te lichten. Zodat iedereen bekend is met de rolverdeling en verantwoordelijkheden.
• Het woord “samen” staat centraal: samen voorbereiden, samen oefenen, samen incidenten beheersen. Zowel binnen het team, als met de ondersteunende hulpdiensten.

Wil je meer weten over de inhoud van een veiligheidsplan, of wil je een voorbeeld van een goed veiligheidsplan? Neem dan een kijkje op de website van de Veiligheidsregio. In samenwerking met de Politie hebben zij een aantal mooie documenten en voorbeelden online gezet, om organisatoren te helpen met het schrijven van hun eigen plannen.