- Duur van het evenement
Met een evenementenvergunning mag je een tijdelijke activiteit organiseren. Een evenementenvergunning kan dan ook niet langer duren dan 30 dagen. - Check de locatieprofielen
Als je je festival of evenement houdt op een van de populaire evenementenlocaties, gelden hiervoor aanvullende spelregels zoals Rust- en herstelperioden. Alle informatie vind je in de locatieprofielen. - Afwijken van de eindtijd van 23.00 uur?
Evenementen en festivals in Rotterdam zijn uiterlijk om 23.00 uur afgelopen. Wil je langer door? Dan is hier een aparte toestemming voor nodig, waarmee je via een omgevingsvergunning een verzoek doet tot het aanpassen van de regels uit de omgevingswet. Je verzoek moet uiteraard goed gemotiveerd zijn met duidelijke aandacht om overlast in de omgeving te beperken. Bij het verkrijgen van de goedkeuring spelen met name de advisering vanuit de wijkraad en de politie een belangrijke rol. - Rekening houden met de zondagsrust
De naam zegt het al, deze regel is er om de zondagsrust te beschermen. Dit betekent dat overlast gevende activiteiten op de zondag vóór 13.00 uur niet mogelijk zijn. Gedurende de dag mag er geen hinder zijn in de buurt van kerken en andere gebedshuizen. afhankelijk van de aard en impact van het evenement is er mogelijkheid om hiervoor een ontheffing te ontvangen. - Je evenement opbouwen en afbouwen
Het aantal dagen voor de op- en afbouw van je evenement is beperkt. De totale maximale duur van op- en afbouwdagen is afhankelijk van de ondergrond van je evenement en het type vergunning dat je nodig hebt. Voor evenementen in stadsparken zijn meer op- en afbouwdagen beschikbaar om schade aan de ondergrond te voorkomen. Ook voor grote evenementen met een B- of C-vergunning zijn meer dagen mogelijk. Ter voorkoming van overlast door de werkzaamheden is op-/afbouw alleen toegestaan tussen 7.00 uur en 23.00 uur. Een overzicht van de spelregels rondom de op-/afbouw van je evenement vind je in de nota evenementenvergunningen. - Alcohol schenken
Voor het gebruiken en/of verkopen van alcohol is een aparte vergunning nodig: de zogenoemde Artikel 35. Deze vergunning komt vanzelf aan bod wanneer je je evenementvergunning aanvraagt. In combinatie met een 0-melding kan deze niet worden aangevraagd. Tijdens het evenement is er ook iemand die toezicht houdt op het verantwoord gebruik van alcohol. Ook moet het terrein afgebakend zijn waar wel/geen alcohol genuttigd mag worden. Artikel 35 geeft een maximaal 12 dagen toestemming voor het gebruik van alcohol. Langer is helaas niet mogelijk. Ook is dit niet mogelijk in combinatie met een 0-melding. - Sanitair
Op een evenement moet worden voorzien in voldoende toiletvoorzieningen voor heren en dames. Ook dient er een speciale toiletvoorziening (MIVA) beschikbaar te zijn voor mensen met een beperking. En vergeet ook niet dat mensen hun handen kunnen wassen. - Schone oplevering
Als organisator ben je verantwoordelijk voor het schoon opleveren van de evenementenlocatie. Ook ben je verantwoordelijk voor een schone openbare ruimte in een straal van 250 meter rond je evenementenlocatie. Vooral de toevoerwegen zijn hierbij belangrijk.
- Rekening houden met Rotterdams weer
Je hoopt op een lekker zonnetje, maar je houdt uiteraard ook rekening met slecht weer. En je maakt een plan met hoe je hiermee omgaat.- Voldoende drinkwater bij warm weer
In Rotterdam geldt de norm dat er bij buitentemperaturen van 23°C of warmer gratis drinkwater beschikbaar moet zijn voor bezoekers. Ook bij EHBO-posten moet er gekoeld drinkwater beschikbaar zijn. - Zonbescherming
Een zonnetje op je (buiten)evenement? Niks is zo fijn. Maar de zon kan ook schadelijk zijn. Te veel zon op de huid kan huidkanker veroorzaken. Het is dus belangrijk om je goed te beschermen tegen de zon, ook tijdens evenementen. - Wat kun je als organisator doen?
- Zorg voor genoeg schaduwplekken Bijvoorbeeld met tenten, parasols of bomen.
- Herinner je bezoekers aan zonbescherming. Doe dit vooraf via berichten en tijdens het evenement. Gebruik hiervoor de toolkit van de GGD. Laat bezoekers ook weten wat ze wél en niet mogen meenemen, zoals wel of geen vloeistoffen of spuitbus. Spreek dit vooraf goed af met je beveiligingspartij.
- Bied zonnebrand aan van SPF30 of hoger Het mooist is natuurlijk gratis, op centrale plekken, zoals bij de toiletten. Of verkoop het op een centraal punt.
- Bescherm je medewerkers Voorzie medewerkers van beschermende kleding of petjes en zonnebrand. Ook tijdens de op- en afbouw.
- Gratis slimme smeerpaal
- Heb je als organisatie specifieke vragen over zonbescherming of wil je graag advies bij bijvoorbeeld het opstellen van een zonveiligheidsplan? Neem dan direct contact op contact op met de zon expert van de GGD Rotterdam-Rijnmond gezondindezonMO@rotterdam.nl.
- GGD Rotterdam-Rijnmond biedt gratis smeerpalen (met zonnebrandcrème) aan voor grootschalige BC-evenementen. Je kunt gratis zonnebranddispensers en schaduwdoeken ontvangen. Neem hiervoor of voor advies en vragen, contact op via gezondindezonMO@rotterdam.nl.
- Laat je bezoekers zich insmeren bij de KWF insmeerbar. Je kunt een aanvraag doen voor de insmeerbar van KWF voor evenementen met meer dan 5000 bezoekers. Doe dit rechtstreeks via: pneuhuijs@kwf.nl.
- Bescherm de ondergrond
Slecht weer kan voor schade zorgen aan de ondergrond en het park. Als organisator neem je maatregelen om het park te beschermen, bijvoorbeeld door rijplaten of loopplanken neer te leggen.
- Voldoende drinkwater bij warm weer
- Beveiliging goed op orde
Als evenementenorganisator ben je verantwoordelijk voor de veiligheid van je bezoekers. Afhankelijk van het type evenementen en de omvang hiervan moet je een veiligheidsplan maken. Hierin staat ook het aantal beveiligers en waar ze precies staan. Je werkt alleen met gecertificeerde beveiligers. Maak daarom goede afspraken met je beveiligingsbedrijf over de inzet en benodigde papieren. Op de site van de gemeente Rotterdam kun je een format van een veiligheidsplan vinden. - Bakken en braden
Bij het aanvragen van een vergunning geeft je ook aan of er gebakken of gebraden gaat worden op je evenement. Aan de hand hiervan is duidelijk welke risico's er zijn rond het gebruik van vuur en/of brandstoffen. Er zijn ook blusmiddelen op het terrein aanwezig. - Een goed uitgeruste EHBO-post
Een eerste hulp medewerker op je evenement is een vereiste. Hoe groter je evenement, hoe omvangrijker de eisen. In de veldnorm staat precies hoe je de eerste hulp op jouw evenement moet regelen. - Drugs verboden
Drugs op je evenement zijn niet toegestaan. Afhankelijk van het evenement kan geëist worden dat bezoekers worden gecontroleerd op verboden middelen. Wanneer drugs of wapens worden aangetroffen, moeten deze apart worden gehouden en na het evenement worden overhandigd aan de politie. De politie zorgt bij hoogrisico evenementen voor de aanwezigheid van een ‘drugskluis’ zodat bezoekers vooraf aan het evenement vrijwillig afstand kunnen nemen van eventuele verboden middelen. - Mobiliteitsplan is nodig
De organisator moet zorgen voor goede bereikbaarheid op en om het evenement. Zowel voor de omgeving van waar het gebied plaatsvindt, alsook voor de eigen bezoekers en hulpdiensten. Denk hierbij ook aan zaken zoals parkeercapaciteit voor bezoekers, fietsen en deelscooters. Mogelijk zijn hiervoor ook aanvullende verkeersmaatregelen vereist. - Let op de geluidsgrenswaarde
Rondom geluid gelden verschillende spelregels. Vanuit de vergunning ontvang je grenswaarde voor het geluid op je evenemententerrein. In de Omgevingswet staat wat de maximale geluidslast op de omgeving mag zijn. Organiseer je een evenement waarbij muziek een prominente rol speelt, kan voorkomen dat hiervoor extra informatie wordt gevraagd in de vorm van een geluidsplan. Bovendien ben je als organisator verantwoordelijk voor gehoorschadepreventie voor je bezoekers.
Voor meer informatie over het beschermen van je gehoor, zowel voor bezoekers als eigen medewerkers, kun je terecht bij de landelijke campagne van I Love my Ears. - Communiceer met omwonenden
Bewoners van nabijgelegen woningen en bedrijven moeten vooraf geïnformeerd worden over het evenement. Niets zo belangrijk als een goede buur. Zorg dus voor goede informatie over eventuele impact van je evenement en waar ze contact met je kunnen opnemen in geval van vragen en overlast. De organisatie is verplicht om veertien dagen van tevoren een bewonersbrief te sturen met hierin alle informatie en een verwijzing naar de milieudienst voor het melden van de ervaring van overlast. Ervaring leert dat goed contact met je omgeving zorgt voor waardering van je evenement. Nodig je ‘buren’ dus ook vooral uit voor een kennismaking met het evenement de dag voor of tijdens de show. Op de site van de gemeente Rotterdam kun je een voorbeeld van een bewonersbrief vinden. - Constructies
Voor het plaatsen van bouwwerken op je evenemententerrein is toestemming nodig. Denk aan overkappingen, zoals tenten en shelters, podia, inclusief achterwanden met decoratie of geluidsystemen, VIP-decks en tribunes en tijdelijke trappen en bruggen. Is hiervoor geen standaard bouwboek beschikbaar, dan verleent de bouwinspecteur goedkeuring. Wanneer je meer dan 50 bezoekers toelaat in de bouwwerken, moet je ook beschikken over gebruiksmelding voor veilig gebruik. Dat gaat via de gebruiksmelding van de Brandweer. - Vuurwerk afsteken
Als je vuurwerk wilt afsteken, omschrijf je welke maatregelen je neemt om dit veilig te doen. Voor vuurwerk tijdens je evenement heb je een aparte vergunning nodig. Alle informatie en de betreffende vergunning kan door de vuurwerkleverancier worden aangeleverd. - Drone laten opstijgen?
Wil je mooie beelden maken vanuit de lucht? En een drone laten opstijgen boven het evenemententerrein? Let erop dat vliegen met drones in Rotterdam veel beperkingen heeft. Er zijn strenge regels. Een vergunning voor het gebruik van drones vraag je aan via de Inspectie Leefomgeving en Transport. - Regel je aansprakelijkheidsverzekering
Als organisator ben je verantwoordelijk voor het evenement en alle bezoekers, deelnemers en medewerkers. Zorg dus voor een aansprakelijkheidsverzekering die zowel materiële als letselschade dekt. Dit is een vereiste vanuit de evenementenvergunning. Hiermee voorkom je bovendien een hoop zorgen, mocht er een incident plaatsvinden. - High trust, high penalty
Je krijgt als organisator van de gemeente het vertrouwen om een mooi evenement te organiseren en dat goed te laten verlopen. De toezichthouders proberen je zo min mogelijk te confronteren met allerlei controles en toezichtlasten. Maar als toch blijkt dat de spelregels niet worden nageleefd, leidt dit tot fikse consequenties. High trust, high penalty heet dit principe.
Foto credits: Peter Lodder